Archivierungspflicht – Archiviere Deinen E-Mail-Verkehr

Deutschland ist bekannt für Regeln, Vorgaben und Vorschriften. Genauso verhält es sich mit der E-Mail-Archivierung. Seit Inkrafttreten der GoBD, achten Betriebsprüfer auf die Archivierung von E-Mails in Unternehmen und zwar unabhängig von der Betriebsgröße. Eine E-Mail-Archivierungslösung bringt Dir viele Vorteile und sorgt für eine Entlastung in Deinem Betrieb. Gleichzeitig sind alle wichtigen Informationen zu jeder Zeit von Behörden einsehbar. Alles, was mit einem steuerlich relevanten Prozess zu tun hat, ist archivierungspflichtig. Da nahezu jeder tagtäglich über E-Mails kommuniziert und Daten verschickt, ist es wichtig Ordnung im E-Mail-Postfach zu haben. Denn wie oft passiert es, dass man am Arbeitsplatz sitzt und vergeblich eine wichtige E-Mail sucht? Das ist nicht nur ärgerlich und zeitraubend, sondern auch rechtlich ein riesiges Problem. Was viele Unternehmen nicht wissen: E-Mails werden in unterschiedliche Kategorien eingestuft und müssen teilweise bis zu 10 Jahre archiviert werden.

Mehr dazu erfährst Du jetzt im Blogartikel und in unserem B2B-Flyer, den Du kostenlos herunterladen kannst.

Welche E-Mail muss wie lange archiviert werden?

E-Mails werden in bestimmte Kategorien unterteilt, wonach sich die Archivierungsdauer bemisst. Ausschlaggebend dafür sind die in Deutschland geltenden GoBD, die sogenannten „Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Doch welche E-Mail muss wie lange aufbewahrt werden?

• Handelsbriefe: Archivierungsdauer von sechs Jahren
• Steuerlich rechtliche Belege (beispielsweise Rechnungen oder Inventare): zehn Jahre

Unabhängig von der Dauer gilt, dass E-Mails:

• vollständig,
• originalgetreu,
• manipulationssicher
• und jederzeit verfügbar

aufbewahrt werden müssen.

Dabei muss jeder Austausch zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden aufbewahrt werden. Sprich jede geschäftliche Transaktion, die vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wurde. Ein paar Beispiele sind:

• Zahlungsbelege
• Reklamationsschreiben
• Verträge

Welche Folgen drohen bei Nichterfüllung?

Die wohl wichtigste Frage lautet nun: Was passiert, wenn ich keine E-Mail-Archivierung im Unternehmen einsetze und den Anforderungen nicht gerecht werde?

Die Folgen können immens sein, da es sich bei der E-Mail-Archivierung um eine rechtliche Anforderung handelt. Es können steuerrechtliche, und in den meisten Fällen zivilrechtliche, Sanktionen drohen und das kann ganz schön teuer werden.

Zahlreiche Vorteile einer E-Mail-Archivierung

Die E-Mail-Archivierung bringt Dir nicht nur eine steuerliche und rechtliche Absicherung, sondern bringt Deinem Unternehmen auch Vorteile. Die E-Mail-Archivierung kein Hexenwerk und kostet Dich auch kein Vermögen.

Um ein paar Vorteile aufzuzählen:

• Enorme Entlastung der Mitarbeiter
• Effizientere und produktivere Arbeitsweise
• E-Mails werden in Sekundenschnelle gefunden
• Schutz vor Datenverlusten
• Vereinfachung von Backup und Wiederherstellung
• Sofortige Einsicht in alle jemals gesendeten oder empfangenen E-Mails;
• Notfall-Mailboxen für die Geschäftskontinuität;
• Eine finanziell günstigere Herangehensweise an Speicherplatz und Limits
• Effizientes Durchsuchen des Inhalts von E-Mails und Dateianhängen;
• Geografische Speicherung und Systemredundanz in Bezug auf die E-Mail-Server.
• Konfigurierbare und komfortable Sicherungs- und Widerherstellungsfunktionalitäten.

Unsere Leistungen im Überblick

Wir kümmern uns um die vollständige Einrichtung und Installation. Du kannst Dich in der Zwischenzeit zurücklehnen und einen Kaffee holen.

• Installation und Einrichtung der E-Mail-Archivierung in Deinem Unternehmen
• Unveränderbare, revisionssichere Ablage Deiner E-Mails
• Hohe Datensicherheit dank komplexer Verschlüsselungsverfahren
• Sichere Datenablage auf deutschen Servern
• Webbasierter Zugriff, damit Du von überall auf Dein E-Mail-Archiv zugreifen kannst
• Microsoft-Outlook-Integration möglich
• Protokollierung aller Aktionen, damit Du jederzeit alle Handlungen nachvollziehen und nachweisen kannst

E-Mail-Archivierung als Managed Service

Wir bieten Dir und Deinem Unternehmen die E-Mail-Archivierung auch als Managed Service an. Das bedeutet, dass wir Dir die Pflege und Kontrolle Deiner IT abnehmen. So bemerkst du Ausfälle in Deinem Arbeitsablauf gar nicht erst. Dadurch werden nicht nur Schäden minimiert, sondern gleichzeitig Probleme verhindert, die zu einer Beeinträchtigung im Arbeitsablauf führen können.

In unserer neuen Ausgabe erfährst Du mehr über unseren Service. Du findest auch Hardware-Empfehlungen von unseren Profis. Des Weiteren erfährst Du was Patch-Management ist und wie dieser Service Dir hilft, gefährliche Sicherheitslücken in Deinem Unternehmen zu schließen.

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