Kennst Du den Archivieren-Button in Microsoft Outlook? Bist Du bereits versehentlich darauf gekommen und hast Dich gefragt, wohin deine E-Mails verschwinden? Das Problem dabei ist, dass E-Mails nicht so archiviert werden, dass es den Ansprüchen an eine professionelle Archivierung genügen würde. Was mit Deinen E-Mails beim Archivieren passiert, erfährst Du in unserem Beitrag.

Was passiert mit meinen E-Mails beim Archivieren?

Der Archivieren Button in Microsoft dient lediglich dazu, Deine E-Mails in einen separaten Ordner mit dem Namen „Archiv“ zu verschieben.

Doch was sagt der Begriff „Archiv“ eigentlich aus?

Archiv

Archiv stellt den letzten Aufbewahrungsort von Unterlagen in der Kette der vorherigen Verwendungen dar und muss dauerhaft aufbewahrt werden.

Der Microsoft Outlook Archivieren-Button entspricht allerdings weder der Definition noch den GoBD. Dabei sind die GoBD bereits seit 2015 Pflicht und verpflichten User dazu, jede steuerrelevante Kommunikation ordnungsgemäß zu archivieren. Und das gilt auch für Deine geschäftlichen E-Mails!

Wird mein Mailbox-Volumen beim Archivieren meiner E-Mails in Outlook verringert?

Dieser Gedanke stellt einen Mythos dar, denn bei Verlagerung Deiner E-Mails in das Archiv, wird das Volumen Deines Postfaches nicht reduziert. Somit hilft er Dir bei Problemen mit der Postfachbegrenzung nicht weiter.

Das Archiv kann Dir allerdings Zeit sparen, wenn du eingehende E-Mails nicht in Unterordner gliederst, sondern mit einem Klick in das Archiv verschiebst. Über die Suchfunktion in Outlook kannst Du alle Deine „archivierten“ Mails durchforsten und Dir so einen besseren Überblick über Dein aktuelles Postfach verschaffen.

Falls Du noch auf der Suche nach einer professionellen und vor allem rechtskonformen Lösung für Dein Unternehmen bist, kannst Du uns gerne unter hallo@gct.de oder 06172 94 86-0 kontaktieren.

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