E-Mail-Archivierung als Managed Service: Gesetzliche Anforderungen erfüllen

E-Mail-Archivierung klingt im ersten Moment nach einer lästigen Pflicht, die Unternehmen in Deutschland aufgrund strenger Vorschriften erfüllen müssen. Doch mit der richtigen Lösung kann diese Pflicht Dir und Deinem Unternehmen viel Arbeit abnehmen und sogar zum echten Vorteil werden. In diesem Blog erfährst Du, warum E-Mail-Archivierung so wichtig ist, welche gesetzlichen Anforderungen damit verbunden sind und wie ein Managed Service Dein Unternehmen langfristig entlasten kann.

Warum E-Mail-Archivierung wichtig ist

In Deutschland gelten strenge Vorschriften für die Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails. Sie fallen unter die sogenannten GoBD-Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese verlangen, dass steuerlich relevante E-Mails sowie Handelsbriefe über Jahre hinweg unverändert, sicher und jederzeit abrufbar archiviert werden müssen:

• Handelsbriefe (z. B. Vertragsabsprachen oder Angebote) sind sechs Jahre aufzubewahren.
• Steuerlich relevante E-Mails (z. B. Rechnungen und Zahlungsvorgänge) müssen sogar zehn Jahre aufbewahrt werden.

Diese Fristen machen deutlich, dass Unternehmen in der Verantwortung stehen, ihre E-Mail-Korrespondenz revisionssicher und unveränderbar zu speichern. Ohne eine effiziente Archivierungslösung können diese Anforderungen schnell zu einer Herausforderung werden – vor allem, wenn E-Mails über Jahre hinweg gesichert und bei Bedarf schnell wiedergefunden werden müssen.

Die Vorteile der E-Mail-Archivierung für Dein Unternehmen

Was auf den ersten Blick nach einer mühsamen Pflicht klingt, kann sich als echter Gewinn für Dein Unternehmen erweisen. Eine professionelle E-Mail-Archivierung bietet zahlreiche Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Alle E-Mails sind schnell auffindbar, was den Arbeitsalltag erleichtert und die Effizienz steigert.
• Schutz vor Datenverlusten: Eine zuverlässige Archivierungslösung schützt vor dem Verlust wichtiger geschäftlicher E-Mails und Dokumente.
• Optimierte Backup- und Wiederherstellungsprozesse: Im Fall von IT-Problemen oder versehentlichem Löschen können archivierte E-Mails problemlos wiederhergestellt werden.
• Vermeidung überfüllter Postfächer: Durch smarte Speicherlösungen bleibt Dein E-Mail-System übersichtlich und effizient.
• Rechtssicherheit: Die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften vermeidet mögliche rechtliche Konsequenzen und sorgt dafür, dass Dein Unternehmen revisionssicher aufgestellt ist.

Managed E-Mail-Archivierung – die einfache Lösung für Dein Unternehmen

Managed Services sind für viele Unternehmen die perfekte Lösung, wenn es darum geht, IT-Aufgaben auszulagern und interne Ressourcen zu schonen. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von Managed Services, weil sie damit Zugang zu professioneller IT-Unterstützung erhalten, ohne eigene IT-Mitarbeiter beschäftigen zu müssen. Auch bei der E-Mail-Archivierung bietet ein Managed Service deutliche Vorteile:

• Einfache Implementierung und Konfiguration: Ein Managed Service übernimmt die Implementierung und sorgt dafür, dass alle E-Mails revisionssicher und rechtskonform gespeichert werden.
• Höchste Datensicherheit: Dank moderner Verschlüsselungstechnologien und einer sicheren Ablage auf deutschen Servern ist der Datenschutz optimal gewährleistet.
• Webbasierter Zugriff: Unabhängig vom Standort kannst Du jederzeit und von überall aus auf Deine archivierten E-Mails zugreifen.
• Integration mit gängigen E-Mail-Plattformen: Lösungen für die Managed E-Mail-Archivierung lassen sich problemlos mit beliebten E-Mail-Tools wie Microsoft Outlook oder G-Suite integrieren.
• Lückenlose Protokollierung: Alle Zugriffe und Aktionen werden dokumentiert, was für zusätzliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt.

E-Mail-Archivierung als Managed Service: Ideal für kleine und mittelständische Unternehmen

Gerade für Unternehmen, die keine eigene IT-Abteilung haben oder ihre Ressourcen gezielt auf das Kerngeschäft konzentrieren möchten, ist ein Managed Service die optimale Lösung. Du profitierst von einer stabilen und sicheren IT-Infrastruktur, während das tägliche Management und die Sicherstellung der gesetzlichen Vorgaben von Profis übernommen werden. So hast Du den Kopf frei für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Unsere Leistungen im Bereich E-Mail-Archivierung

Unser umfassender Service im Bereich der E-Mail-Archivierung bietet Dir alles, was Du für eine gesetzeskonforme und sichere E-Mail-Verwaltung benötigst:

• Implementierung und Konfiguration einer Archivierungslösung, die perfekt auf Dein Unternehmen zugeschnitten ist.
• Revisionssichere Ablage Deiner E-Mails, damit alle gesetzlichen Vorgaben zuverlässig erfüllt werden.
• Höchste Datensicherheit durch Verschlüsselungstechnologien und Speicherung auf deutschen Servern.
• Webbasierter Zugriff, sodass Du und Dein Team jederzeit und von überall Zugriff auf archivierte E-Mails haben.
• Nahtlose Integration mit gängigen E-Mail-Plattformen, die bereits in Deinem Unternehmen genutzt werden.
• Umfassende Protokollierung aller Zugriffe und Aktionen, um alle Vorgänge nachvollziehbar und transparent zu halten.

Fazit: Managed E-Mail-Archivierung als wertvolle Unterstützung im Unternehmensalltag

Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen nicht nur Pflicht, sondern bietet auch echte Vorteile: Sie schützt vor Datenverlust, erhöht die Effizienz und schafft Rechtssicherheit. Besonders mit einem Managed Service kannst Du sicher sein, dass alle Anforderungen erfüllt werden, ohne dass Dein Unternehmen zusätzlichen Verwaltungsaufwand hat.

Mehr Informationen in unserem B2B-Flyer

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