E-Mail-Archivierung | Die Lösung aller typischen Microsoft-Probleme

E-Mail-Archivierung erleichtert nicht nur Deinen Mitarbeitern, sondern vor allem der IT den Arbeitsalltag. Ein Großteil der typischen Microsoft Outlook-Probleme lässt sich nämlich ganz einfach durch eine E-Mail-Archivierung lösen. Wir werden Dir hier die häufigsten Probleme und Schwierigkeiten von Microsoft Outlook aufzeigen und deren Ursachen klären.

Überfüllte Postfächer

Überfüllte Postfächer stellen oft eine große Herausforderung im Arbeitsalltag dar. Unabhängig vom dahinterstehenden E-Mail-System von Microsoft Outlook, kann eine Überfüllung der E-Mail für Mitarbeiter zu enormen Beeinträchtigungen im Arbeitsalltag führen. Zum Beispiel:

• Outlook lässt sich nur langsam öffnen und hängt sich immer mal wieder auf
• Bei vollem Postfach (Ausnutzung des Speicherplatzes) können Nachrichten erst dann wieder empfangen oder verschickt werden, wenn der Benutzer älter E-Mails löscht und somit Platz für neue E-Mails schafft
• Das Aussortieren und Löschen von älteren E-Mails kostet allerdings nicht nur den Mitarbeiter viel Zeit, sondern wirkt sich ebenso enorm auf die Performance von Outlook aus, wodurch es wieder dazu führen kann, dass Outlook sich aufhängt.
• Zusätzlich verhindern beschädigte PST-Dateien, dass ordnungsgemäße Starten von Outlook

Der Hauptgrund hierfür ist: überfüllte Postfächer. Zwar bietet Microsoft eine große Palette an Auswahlmöglichkeiten hinsichtlich des buchbaren Speicherplatzes (bspw. 50 Gigabyte oder 100 Gigabyte), allerdings sind wir Menschen es gewohnt, ältere E-Mails einfach mal im Postfach liegen zu lassen. Früher oder später merken wir dann: mein Postfach ist voll und das irgendwie schneller als gedacht.

Die Folgen von überfüllten Postfächern

Die Vielzahl an E-Mails führt nicht nur dazu, dass die Leistung Deines Outlook-Postfachs erheblich beeinträchtigt wird, sondern kann im schlimmsten Fall der Fälle dazu führen, dass sich Dein E-Mail-Postfach nicht mehr öffnen lässt. Dies verursachen nämlich beschädigte PPS-Dateien, die ab einer bestimmten Dateigröße Probleme bereiten. Vor allem E-Mails mit einem großen Datenanhang führen schnell mal dazu, dass Dein Postfach an seine konfigurierten Grenzen stößt.

Wie kann ich meine Outlook-Performance steigern?

Die Antwort liegt eigentlich auf der Hand: Platz schaffen und die Menge der älteren E-Mails im Postfach reduzieren.
Hört sich erstmal einfach und simpel an. Allerdings solltest Du Dir merken:

Du darfst Deine E-Mails nie einfach so löschen!

Der Grund dafür ist, dass das einfache Löschen von E-Mails im Hinblick auf rechtliche Vorgaben und Compliance-Richtlinien nicht zulässig ist.

Die Lösung: E-Mail-Archivierung

Aus diesem Grund solltest Du, um gegen keine rechtlichen und Compliance-Vorschriften zu verstoßen, E-Mails archivieren, anstatt zu löschen. Dafür stehen Dir im Grunde zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Du kannst in erster Linie die Archivierungsmöglichkeiten von Microsoft direkt nutzen, jedoch sind diese meist kompliziert oder bringen sogar neue Probleme mit sich.
2. Als zweite Option steht Dir die Möglichkeit offen, Archivierungsdienste von Drittanbietern zu nutzen (beispielsweise von uns).

Wie läuft die E-Mail-Archivierung mit Microsoft-Produkten ab?

Es gibt mehrere Optionen, Deine E-Mails mit Microsoft-Produkten zu archivieren. Diese müssen allerdings manuell konfiguriert werden und erfüllen in den meisten Fällen leider nicht alle Voraussetzungen.

• AutoArchive

Diese Option ist eher veraltet und dient dazu, dass Du Deine E-Mail in eine PST-Datei verschiebst und somit auf Deiner Festplatte speicherst. Allerdings bringt diese Möglichkeit direkt neue Probleme mit sich. PST-Dateien sind sehr fehleranfällig und können, wie oben beschrieben, dazu führen, dass sich Outlook nicht mehr öffnen lässt.

• Der Archivierungs-Button

Diese Schaltfläche ermöglicht es Nutzern durch das Anklicken E-Mails in das Archiv zu verschieben. Allerdings erfüllt diese Methode nicht die Ansprüche einer professionellen Archivierung. Diese Funktion verschiebt nämlich die E-Mails nur in einen separaten Ordner und nicht in ein speziell vorgesehenes Archiv. Dadurch reduzierst Du nicht die Menge Deiner älteren E-Mails, sondern verschiebst diese lediglich in einen anderen Ordner.

• In-Situ-Archiv

Bei dieser Option können Nutzer von Microsoft-Exchange Server on-premises und Microsoft 365 zu jedem Benutzerpostfach ein persönliches Archiv erstellen lassen. Aber auch diese Option bringt viele Nachteile mit sich: denn man benötigt als Unternehmen eine starke IT-Infrastruktur, um diese Lösung erfüllen zu können. Zusätzlich bringt diese Lösung den Nachteil, dass Compliance-Anforderungen nur schwer erfüllt werden können.

• Exchange-Online-Archivierung (EOA)

Bei dieser Lösung haben Nutzer ein separates Postfach, in welches ältere E-Mails verschoben werden können. Diese Option ist allerdings nur in Microsoft-365-Plänen verfügbar und kostet Geld.

Wie man sieht, bringen die Lösungen der direkten Archivierung in Microsoft viele Nachteile mit sich. Entweder erfordern die Lösungen eine umfassende IT, die diese Lösungen umsetzen kann, oder die rechtlichen oder Compliance-Anforderungen werden nicht erfüllt.

Professionelle E-Mail-Archivierung von GCT

Mit dieser Lösung bist Du auf der sicheren Seite! Du verbesserst nicht nur die Leistung Deines Outlook-Postfaches, sondern erhöhst gleichzeitig die Sicherheit in Deinem Unternehmen. Denn Unternehmen, welche die Cloud-basierten E-Mail-Services von Microsoft nutzen, sollten zwingend darauf achten, dass Original-Daten und das Archiv nicht von derselben Plattform abhängen. Außerdem bringt Dir die Archivierung von Drittanbietern folgende Vorteile:

• Rechtliche Sicherheit

Du brauchst Dich mit unserer E-Mail-Archivierung keine Sorgen mehr um rechtliche oder Compliance-Anforderungen zu machen, denn dies erfüllen wir nun für Dich.

• Schutz vor Datenverlust

Löscht Dein Mitarbeiter versehentlich eine wichtige E-Mail, so kannst Du mit unserer Lösung ganz einfach auf die zuvor automatisch erstelle Kopie zurückgreifen

• Entlastung Deiner IT

Durch eine professionelle E-Mail-Archivierung entlastest Du Deine interne IT enorm. Dadurch wird nicht nur Zeit, sondern auch Kosten gespart.

• Gesteigerte Produktivität

Durch eine Archivierungs-Lösung wird nicht nur dein Speicherplatz erhöht, sondern ebenso Dein Zugriffsgeschwindigkeit. Dadurch kannst Du schneller arbeiten und so deutlich produktiver arbeiten.

Die Einführung einer E-Mail-Archivierung ist dabei kein Hexenwerk. Kontaktiere uns einfach ganz bequem und wir besprechen Deine Anforderungen. Auch bei weiteren Fragen kannst Du uns immer gerne anrufen oder einfach eine E-Mail schreiben – wir sind für Dich da.