Rechtskonforme E-Mail-Archivierung und Zeiterfassung

E-Mail-Postfächer sind das Herzstück der geschäftlichen Kommunikation. Tag für Tag fluten Milliarden von Nachrichten über unsere digitalen Schreibtische, prall gefüllt mit wichtigen Informationen, die Dein Unternehmen vielleicht noch Jahre später benötigt. Doch diese Datenmengen stellen auch eine Herausforderung dar: Wie verwahrst Du die Informationen sicher, rechtskonform und effizient? In diesem Artikel erfährst Du, warum die Archivierung geschäftlicher E-Mails nicht nur Pflicht, sondern eine essenzielle Sicherheitsstrategie für Unternehmen ist – und warum Du mit Managed Services eine spürbare Entlastung Deiner IT erreichst.

E-Mail-Archivierung: Warum sie für Dein Unternehmen unverzichtbar ist

E-Mails sind das Kommunikationsmittel Nummer eins im Geschäftsleben. Im Jahr 2023 gingen allein in Deutschland pro Tag durchschnittlich 8,97 Milliarden E-Mails durch das Netz. Rechnungen, Verträge, sensible Daten – unzählige wichtige Dokumente sind darin enthalten. Diese Flut an Informationen ist wertvoll, doch sie braucht einen sicheren Platz. Eine systematische E-Mail-Archivierung gewährleistet, dass Du auf alte Nachrichten jederzeit zurückgreifen kannst, wenn sie benötigt werden. So bleibt der Informationsfluss im Unternehmen erhalten und bietet Dir zudem eine Absicherung in rechtlichen Angelegenheiten.

Rechtskonformität bei der E-Mail-Archivierung

Stell Dir vor, es steht eine Prüfung durch die Finanzbehörde an, und eine bestimmte E-Mail mit einer wichtigen Rechnung wird benötigt. Wenn diese E-Mail nicht sicher und unverändert archiviert ist, könnte Dein Unternehmen in Schwierigkeiten geraten. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) schreiben vor, dass steuerlich relevante Geschäftsdokumente für zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Auch das Handelsgesetzbuch (HGB) sieht eine ordnungsgemäße Archivierung vor. Mit einer E-Mail-Archivierung stellst Du sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Zudem schreibt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor, dass personenbezogene Daten geschützt und nur für autorisierte Personen zugänglich sein dürfen. Durch eine professionelle Archivierungslösung behältst Du jederzeit die Kontrolle über sensible Informationen, sicherst sie vor unbefugtem Zugriff und kannst Anfragen zur Datenauskunft oder -löschung schnell und rechtskonform bearbeiten.

Zeiterfassungspflicht – ein weiteres IT-Management-Thema

Nicht nur die E-Mail-Archivierung, auch die Zeiterfassung ist für Unternehmen zur gesetzlichen Pflicht geworden. Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts aus den Jahren 2019 und 2022 müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen, um Überstunden und die Belastung von Arbeitnehmern zu reduzieren. Digitale Zeiterfassungssysteme erleichtern die Dokumentation und sorgen für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Hier bieten Managed Services eine praktische Lösung: Sie übernehmen Implementierung und Verwaltung der Systeme, wodurch Dein Unternehmen Zeit und Ressourcen spart.

Managed E-Mail-Archivierung: Die clevere Lösung für rechtssichere Archivierung

Rechtskonforme Archivierung kann kompliziert sein – vor allem, wenn Dein Unternehmen regelmäßig große Datenmengen verarbeitet. Eine optimale Lösung stellt die Managed E-Mail-Archivierung dar. Hier kümmern sich IT-Dienstleister um die Archivierung und Verwaltung Deiner E-Mail-Kommunikation. So wird jede E-Mail automatisch und unverändert auf sichere Server übertragen und bleibt bei Bedarf schnell auffindbar. Dadurch entlastest Du nicht nur Deinen E-Mail-Server und sparst Speicherplatz, sondern auch wertvolle Zeit und Ressourcen, die für andere IT-Aufgaben benötigt werden.

Mit einer Managed E-Mail-Archivierung sparst Du Dir die Einarbeitung in die komplexen Anforderungen einer rechtskonformen Archivierung. Professionelle IT-Dienstleister stellen sicher, dass Dein System alle Anforderungen von GoBD und DSGVO erfüllt – und so ist Dein Unternehmen gegen die Risiken unzureichender Datenverwaltung bestens geschützt.

Zusätzliche IT-Services: Sicherheit, Flexibilität und Effizienz für Dein Unternehmen

Mehr Sicherheit:

Cyberkriminalität ist allgegenwärtig. Mit Security-as-a-Service können Unternehmen eine umfassende Sicherheitsstrategie aufbauen, die Bedrohungen frühzeitig erkennt und Angriffe abwehrt.

Sicherheitslücken schließen:
Software muss immer aktuell gehalten werden, um Sicherheitslücken zu vermeiden. Ein professionelles Patch-Management hilft, Schwachstellen kontinuierlich zu beheben.

Device-as-a-Service:
Um teure Hardware-Investitionen zu vermeiden, bietet sich das Modell Device-as-a-Service (DaaS) an. Unternehmen erhalten moderne Geräte zur Miete, die sie flexibel nutzen und bei Bedarf austauschen können.

Veraltete Systeme vermeiden:
Noch auf Windows 10? Dann ist ein Umstieg auf Windows 11 ratsam. Mit einem neuen Betriebssystem sorgst Du für eine bessere Sicherheit und eine höhere Effizienz im Arbeitsalltag.

Fazit

Eine gut durchdachte E-Mail-Archivierung und ein sicheres Zeiterfassungssystem bieten Deinem Unternehmen nicht nur rechtliche Absicherung, sondern auch Entlastung und Effizienz. Setze auf Managed Services, um die IT-Aufgaben Deines Unternehmens zu optimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Ob Archivierung, Zeiterfassung oder Sicherheit – lass Dir von IT-Experten helfen, um Deine Daten optimal zu schützen. Erfahre mehr dazu im ITinsider, Deinem Magazin für aktuelle IT-Trends und Lösungen für zukunftsorientierte Unternehmen.