Videokonferenz DSGVO

Videokonferenzen in Hinblick auf Datenschutz – welche Risiken muss ich beachten?

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Seit dem Beginn der Corona Krise werden Videokonferenz Plattformen enorm nachgefragt. Dabei werden die Plattformen nicht nur von Unternehmen für interne Zwecke verwendet, sondern nun auch vermehrt von Schulen und Universitäten genutzt. Durch die vermehrte Nutzung entstehen allerdings auch Risiken, welche nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Die spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei SKW Schwarz hat einen Artikel veröffentlicht, in welchem die wichtigsten Inhalte der Datenschutzkonferenz (Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder „DSK“) und die Ergebnisse aufgezeigt werden. Die DSK nimmt dabei Stellung zu den einzelnen Risiken und erläutert, wie und ob die Datenschutzgrundverordnung in den einzelnen Fällen anwendbar ist.

In unserem Artikel stellen wir Dir die wesentlichen Inhalte zusammengefasst dar. Einen detaillierten Artikel findest Du auf der Website der SKW Schwarz.

Datenverarbeitung

Während einer Videokonferenz wird eine enorm große Menge an persönlichen Informationen verarbeitet. Dabei handelt es sich nicht nur um Ton- und Videoaufzeichnungen, sondern ebenso um die Arbeitsplatzumgebung und die Wohnung des Teilnehmers. Mittlerweile bieten nahezu alle Plattformen die Möglichkeit, mit den Kollegen zu kommunizieren oder seinen Bildschirm während einer Konferenz freizugeben.

Das Risiko besteht dabei, dass aus diesen Informationen Schlüsse auf Dein privates Leben gezogen werden können (bspw. Deine Kommunikation, Deine Arbeitsleistung und -zeit).

Verarbeitung von Gesundheitsdaten

Ein weiteres Risiko stellt das Verarbeiten von Gesundheitsdaten dar. Dieser Fall tritt meist schon ein, wenn über ein Religion- oder Gesundheitsthema im Unterricht gesprochen wird. Das Problem hierbei besteht darin, dass Gesundheitsdaten im Hinblick auf die Zulässigkeitsverarbeitung deutlich enger formuliert sind.

Technisches Risiko

Jedes Unternehmen sollte sich vor dem Einsatz von Videokonferenz-Plattformen Gedanken über die technische Sicherheit machen. Vor allem bei sensiblen Daten rät das BSI zum Einsatz wirksamer Verschlüsselungstechniken und Authentifizierungsmaßnahmen. Du solltest vor dem Einsatz einer Videokonferenz-Plattform prüfen, ob die Verschlüsselung voreingestellt ist und gegeben falls nachträglich einstellen.

Zusätzlich muss bei Konferenzen darauf geachtet werden, dass:

  • Jeder Person eine klare Rolle zugewiesen wird
  • Nur berechtige Personen auf die Konferenz und die verarbeiteten Daten zugreifen dürfen

Heimliches Mitfilmen und Mitschneiden

Dieser Punkt ist besonders wichtig und sollte vor jeder Konferenz explizit angesprochen werden, denn hierbei handelt es sich bei Ausführung um eine Straftat.

Ist jeder Person eine klare Rolle zugeteilt, so kann in Ausnahmefällen dem Moderator die Erlaubnis erteilt werden, die Videokonferenz zu filmen, jedoch mit klarem Hinweis zu Beginn der Videokonferenz.

Fazit

So werden im Rahmen von Videokonferenzen, je nach Funktionsumfang, personenbezogen Informationen verarbeitet. Die Orientierungshilfe der DSK stellt einen guten Überblick über die relevanten datenschutzrechtlichen Pflichten bei der Nutzung von Videokonferenzsystemen dar.

SKW Schwarz hat Dir in dem Artikel alle Punkte im Hinblick auf die DSGVO kurz und knapp erläutert.

Für eine detaillierte Darstellung kannst Du gerne die auf der Website der DSK zur Verfügung gestellte Checkliste mit allen Anforderungen an Videokonferenzen nutzen.