Warum du deine E-Mails archivieren solltest

Für die meisten Unternehmen ist die E-Mail ein wesentlicher Bestandteil des täglichen Arbeitsablaufs und der Kommunikation. Viele Unternehmen sind sich jedoch nicht bewusst, wie wichtig es ist, ihre E-Mails zu archivieren und eine angemessene Strategie für die E-Mail-Aufbewahrung zu haben.

Eine angemessene Strategie für die E-Mail-Aufbewahrung ist für den Schutz der Privatsphäre und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sowie für den Schutz Ihres Systems vor der Nichtverfügbarkeit des E-Mail-Dienstes von größter Bedeutung. Aber was genau ist E-Mail-Archivierung und was kann sie für Ihr Unternehmen tun?

Was ist E-Mail-Archivierung?

Bei der E-Mail-Archivierung handelt es sich um eine Lösung, mit der die E-Mails eines Unternehmens in ihrem ursprünglichen Zustand gespeichert werden, damit sie im täglichen Geschäftsbetrieb leicht abgerufen werden können. E-Mail-Archive werden auch verwendet, um ein Unternehmen im Falle eines Rechtsstreits zu schützen und die Einhaltung von Industriestandards zu gewährleisten.

Die E-Mail-Archivierung kann jedoch noch mehr sein als das: Sie dient als Sicherungskopie für die tägliche Speicherung auf den E-Mail-Servern und ist eine einfach zu handhabende Alternative zur Langzeitarchivierung. Ausgefeilte Archivierungslösungen ermöglichen es den Benutzern, im Falle eines vorübergehenden Ausfalls des E-Mail-Dienstes Notoperationen (z. B. das Beantworten einer E-Mail) durchzuführen.

Welche Probleme lassen sich mit E-Mail-Archivierung lösen?

Für Unternehmen ist es unerlässlich, ihre E-Mails zu archivieren. Ohne ein geeignetes Archivierungssystem können Unternehmen mit verschiedenen Problemen konfrontiert werden, darunter die folgenden:

Unternehmen sind möglicherweise nicht in der Lage, neue E-Mails zu senden oder zu empfangen, da das schiere Volumen der vorhandenen E-Mails nicht nur den E-Mail-Server verlangsamt, sondern auch die vertraglich festgelegten Volumenkontingente erreicht.
Bei E-Mail-Servern, insbesondere bei Cloud-basierten, kann es, wie bei allen Servern, zu Ausfällen und Nichtverfügbarkeit der Dienste kommen. Aus Sicht des Kunden ist es nicht möglich, festzustellen, wie lange diese Ausfallzeiten dauern werden und, was ebenso wichtig ist, ob Daten aufgrund dieses Vorfalls verloren gegangen sind. Bei den beiden größten Anbietern, Office365 (Microsoft) und Google Workspace, hat es bekannte Vorfälle gegeben, die beide mit der Nichtverfügbarkeit von Diensten und fehlenden E-Mail-Nachrichten zusammenhängen.
Unternehmen können über unzureichende E-Mail-Aufzeichnungen verfügen, die im Falle eines Rechtsstreits oder einer anderen rechtlichen Angelegenheit praktisch nutzlos sein können. So ist es beispielsweise im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zwingend erforderlich, ordnungsgemäße, unveränderte Aufzeichnungen zu führen, und zwar bis zu 10 Jahre lang! Und dazu gehören auch E-Mail-Nachrichten, die unter bestimmten Umständen einen rechtlichen Wert haben.

Ein effektives Archivierungssystem kann Unternehmen die Mühe ersparen, Hunderte oder gar Tausende von E-Mails zu durchsuchen, wenn eine wichtige E-Mail versehentlich gelöscht wurde.

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Ein E-Mail-Archivierungssystem ermöglicht nicht nur Endbenutzern und Mitarbeitern einen schnellen Zugriff auf E-Mail-Nachrichten, sondern erleichtert auch die Einsparung von Servergeschwindigkeit und die Einhaltung, während gleichzeitig wertvolle Informationen erhalten bleiben. Weitere Vorteile der E-Mail-Archivierung sind:

Sofortige Einsicht in alle jemals gesendeten oder empfangenen E-Mails;
Notfall-Mailboxen für die Geschäftskontinuität;
Aus finanzieller Sicht eine günstigere Herangehensweise an Speicherplatz und Limits;
Effiziente Suchfunktionen zum Durchsuchen des Inhalts von E-Mails und Dateianhängen;
Geografische Speicherung und Systemredundanz in Bezug auf die E-Mail-Server.
Konfigurierbare und komfortable Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionalitäten.