hostIT mailarchiv
hostIT mailarchiv

E-Mail-Archivierung – einfach, komfortabel und rechtssicher!

Jetzt wird es aber Zeit!

Sie haben bisher kaum über die GoBD und deren Konsequenzen nachgedacht? Dabei ist sie bereits seit 2015 Pflicht und verfügt, dass jedwede steuerrelevante Kommunikation archiviert werden muss. Und das gilt auch für Ihre geschäftlichen E-Mails! Mit hostIT mailarchiv schaffen Sie die Grundlage für die rechtssichere Archivierung geschäftlicher E-Mail-Kommunikation. Und das ohne Veränderung Ihrer Arbeitsweise und mit voller Kostenkontrolle.

Rechtlich sicher

IT- und Datenschutzrecht

hostIT mailarchiv ist DSGVO zertifiziert und gemäß IDW PS 330 für den DACH Raum als rechtskonform geprüft

Ganz automatisch

Automatisch

Alle eingehenden und gesendeten E-Mails werden automatisch rechtskonform (u.a. unveränderbar) archiviert – ohne manuelle Eingriffe.

Einfach übersichtlich

Einfach

Ihr Posteingangsfach wird von E-Mails befreit, die Sie dort bisher zum Archivieren aufbewahrt haben. Eventuell vorhandene Ablagestrukturen (z.B. Outlook Folder) bleiben auch im Archiv erhalten.

Volle Kostenkontrolle

Kosten im Griff

Das Preismodell von GCT hostIT mailarchiv basiert auf einem monatlichen Festpreis Flat je Archiv. Es fallen keine Kosten für die wachsende Speicherkapazität an.

Leistungsmerkmale

Mit hostIT mailarchiv können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. hostIT mailarchiv legt unveränderbare Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv im GCT Data Center in Frankfurt am Main ab und stellt so deren Sicherheit und Verfügbarkeit über viele Jahre hinweg sicher. Nutzer von hostIT mailarchiv können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.

Integrativ

Integrativ

hostIT mailarchiv archiviert die E-Mails nahezu jedes Mailservers, unabhängig von dessen Standort. Auch von Cloud-Lösungen wie z.B. Microsoft Office 365.

Web-basiert

Web-basiert

Mitarbeiter können über den Webbrowser, einen Windows-Client oder direkt aus Outlook auf ihr Postfacharchiv zugreifen.

Prüfbar

Prüfbar

Archivierte E-Mails sind für berechtigte Personen jederzeit elektronisch abrufbar und auswertbar.

Preismodell

GCT hostIT mailarchiv kann als SMB-Paket bis 5 Archive schon ab 39€* pro Monat genutzt werden.
Ab 6 Archive kostet jedes Archiv 7,50€ pro Monat*. Für E-Mails und Anhänge steht unlimitierter Speicherplatz zur Verfügung. Einfach und transparent!

> 50 Archive

Ab 50 Archive berechnen wir 7,00€ pro Archiv pro Monat

> 100 Archive

Ab 100 Archive berechnen wir 6,50€ pro Archiv pro Monat

> 150 Archive

Ab 150 Archive berechnen wir 6,00€ pro Archiv pro Monat

> 200 Archive

Ab 200 Archive berechnen wir 5,50€ pro Archiv pro Monat

Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr als 250 User-Postfächer archivieren möchten.
*zzgl. einmaliger Provisionierung in Höhe von 39 €. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen MwSt.

Kundenstimmen

Durch die DSGVO mussten wir umdenken und eine Langzeit- E-Mail-Archivierung aktivieren.
Hätten wir diese Archivierung doch nur schon eher gehabt!

Ich bin richtig froh, dass wir diese Archivierung jetzt haben, da die E-Mailarchivierung uns sehr viel Zeit und Papier spart.“

Michael Spiegler, Geschäftsführer Druckerei Michael Spiegler

Amicus nutzt die Mail Archivierung von GCT für über 70 Postfächer seit gut 9 Monaten. Als Personaldienstleister arbeiten wir viel mit sensiblen Informationen. Für uns ist daher eine sichere Lösung eines regionalen Anbieters, den wir persönlich kennen, von besonderer Bedeutung. Wir waren und sind sehr zufrieden – angefangen bei der reibungslosen Installation bis zur einfachen und bequemen Nutzung.“

Andreas Zaddach, Technischer Leiter, Amicus GmbH

Die aniMedica International setzt hostIT mailarchiv von GCT seit Juli 2018 ein. Die Nutzung des Archivs stellt sich vollkommen unproblematisch dar. Auch wenn wir noch keine Prüfungssituation hatten, haben wir doch gelegentlich E-Mail aus dem Archiv wiederherstellen müssen und das funktionierte reibungslos.
Wir können die Lösung der GCT uneingeschränkt empfehlen.“

Joachim Simon, Geschäftsführer, aniMedica International GmbH

FAQ

1. Muss ich mich jetzt damit beschäftigen oder hat das Zeit?
Sie sollten sich jetzt damit beschäftigen, denn Geschäftskommunikation muss spätestens seit Inkrafttreten der GoBD Anfang 2015 zwingend archiviert werden. Jeder Tag ohne Mailarchivierung ist ein Tag, an dem gegen geltendes Gesetz verstoßen wird!

2. Wie viel Aufwand entsteht für uns durch die kontinuierliche Archivierung?
GCT hostIT mailarchiv arbeitet voll automatisch im Hintergrund. Jedes eingehende E-Mail sowie jedes von Ihnen gesendete E-Mail wird als Original unveränderlich im Archiv gespeichert. Im jeweiligen Postfach verbleibt eine Kopie, die nach Bearbeitung bedenkenlos wieder gelöscht werden kann. Das Postfach wird übersichtlicher und der Mailserver entlastet.

3. Kann ich auch ein externes Postfach durch GCT hostIT mailarchiv archivieren lassen?
GCT hostIT mailarchiv kann mit nahezu jedem Mailserver eingesetzt werden.

4. Können bereits vorhandene E-Mails archiviert werden?
Ja, alle bereits vorhandenen E-Mails können in das GCT hostIT mailarchiv übernommen werden.

5. Was geschieht mit meinen Ablagestrukturen in z.B. Outlook?
In Outlook/Exchange angelegte Ablagestrukturen können übernommen werden. Alternativ kann die chronologische Ablageordnung genutzt werden.

6. Sind meine Daten DSGVO-konform archiviert?
Ja, hostIT mailarchiv ist DSGVO-geprüft und Ihre Daten liegen sicher im IS0-27001 zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt/Main.

7. Was ist die DSGVO und was bedeutet sie für Sie?

Worum geht es?
Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) – gültig seit dem 25.5.2018 – regelt die Grundrechte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie das Recht auf deren Schutz.

Warum ist die DSGVO wichtig für Sie und Ihr Unternehmen?
Weil alle personenbezogenen Daten, die Sie sammeln, erheben, verarbeiten und nutzen, den Anforderungen und Verpflichtungen gemäß EU-DSGVO entsprechen müssen.

Was bedeutet das für Sie?
Jedes Unternehmen muss ein Datenschutzkonzept entwickeln, dokumentieren und umsetzen. Je nach Rolle Ihres Unternehmens (Datenverarbeiter und/oder Datenverantwortlicher) müssen Sie Ihre Maßnahmen zum Schutz sowie Ihre Form der Nutzung der personenbezogenen Daten beschreiben und implementieren.

Wir bei GCT unterstützen Sie gerne bei Analyse, Konzeption und Umsetzung ihrer individuellen EU-DSGVO Konformitätsmaßnahmen.

8. Was sind die GoBD und was bedeuten sie für Sie?

Die Grundsätze für ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) – gültig seit dem 01.01.2015 für alle Unternehmen – definieren, dass die betrieblichen/geschäftlichen Abläufe erfasst sein müssen und Daten und Unterlagen im Unternehmen vollständig, richtig, sicher und unveränderbar sowie ordnungsgemäß bereitgestellt werden müssen.

Warum ist die GoBD wichtig für Sie und Ihr Unternehmen?
Die GoBD ist verbindlich für alle Unternehmen und betrifft nicht nur die Buchhaltung, sondern alle Bereiche, in denen geschäftliche Daten und Unterlagen verarbeitet werden (z.B. Einkauf, Verkauf, Produktion, …).

Was bedeutet das für Sie?
Für den Fall der Prüfung durch die Finanzbehörde müssen sowohl die Daten und Prozesse Ihrer Warenwirtschaftssysteme, ERP-Systeme, Kassensysteme, Zeiterfassungssysteme, Archivierungssysteme, CMS/DMS auch Ihrer MS-Office Produkte wie auch Mail-Systeme offengelegt werden können.

Wir bei GCT unterstützen Sie gerne bei der Konzeption und Umsetzung Ihrer GoBD Konformitätsmaßnahmen.