Rechtlich sicher
hostIT mailarchiv ist DSGVO zertifiziert und gemäß IDW PS 330 für den DACH Raum als rechtskonform geprüft.
Sie haben bisher kaum über die GoBD und deren Konsequenzen nachgedacht? Dabei ist sie bereits seit 2015 Pflicht und verfügt, dass jedwede steuerrelevante Kommunikation archiviert werden muss. Und das gilt auch für Ihre geschäftlichen E-Mails! Mit hostIT mailarchiv schaffen Sie die Grundlage für die rechtssichere Archivierung geschäftlicher E-Mail-Kommunikation. Und das ohne Veränderung Ihrer Arbeitsweise und mit voller Kostenkontrolle.
hostIT mailarchiv ist DSGVO zertifiziert und gemäß IDW PS 330 für den DACH Raum als rechtskonform geprüft.
Ihr Posteingangsfach wird von E-Mails befreit, die Sie dort bisher zum Archivieren aufbewahrt haben. Vorhandene Ablagestrukturen bleiben auch im Archiv erhalten.
Alle eingehenden und gesendeten E-Mails werden automatisch rechtskonform (u.a. unveränderbar) archiviert.
Das Preismodell von GCT hostIT mailarchiv basiert auf einem monatlichen Festpreis Flat je Archiv. Es fallen keine Kosten für die wachsende Speicherkapazität an.
Mit hostIT mailarchiv können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. hostIT mailarchiv legt unveränderbare Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv im GCT Data Center in Frankfurt am Main ab und stellt so deren Sicherheit und Verfügbarkeit über viele Jahre hinweg sicher. Nutzer von hostIT mailarchiv können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.
hostIT mailarchiv archiviert die E-Mails nahezu jedes Mailservers, unabhängig von dessen Standort. Auch von Cloud-Lösungen wie z.B. Microsoft Office 365.
Archivierte E-Mails sind für berechtigte Personen jederzeit elektronisch abrufbar und auswertbar.
Mitarbeiter können über den Webbrowser, einen Windows-Client oder direkt aus Outlook auf ihr Postfacharchiv zugreifen.
Sollten Sie Fragen oder Probleme haben, so sind wir für Sie da.
Sie sollten sich jetzt damit beschäftigen, denn Geschäftskommunikation muss spätestens seit Inkrafttreten der GoBD Anfang 2015 zwingend archiviert werden. Jeder Tag ohne Mailarchivierung ist ein Tag, an dem gegen geltendes Gesetz verstoßen wird!
GCT hostIT mailarchiv arbeitet voll automatisch im Hintergrund. Jedes eingehende E-Mail sowie jedes von Ihnen gesendete E-Mail wird als Original unveränderlich im Archiv gespeichert. Im jeweiligen Postfach verbleibt eine Kopie, die nach Bearbeitung bedenkenlos wieder gelöscht werden kann. Das Postfach wird übersichtlicher und der Mailserver entlastet.
GCT hostIT mailarchiv kann mit nahezu jedem Mailserver eingesetzt werden.
Ja, alle bereits vorhandenen E-Mails können in das GCT hostIT mailarchiv übernommen werden.
Worum geht es?
Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) – gültig seit dem 25.5.2018 – regelt die Grundrechte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie das Recht auf deren Schutz.
Warum ist die DSGVO wichtig für Sie und Ihr Unternehmen?
Weil alle personenbezogenen Daten, die Sie sammeln, erheben, verarbeiten und nutzen, den Anforderungen und Verpflichtungen gemäß EU-DSGVO entsprechen müssen.
Was bedeutet das für Sie?
Jedes Unternehmen muss ein Datenschutzkonzept entwickeln, dokumentieren und umsetzen. Je nach Rolle Ihres Unternehmens (Datenverarbeiter und/oder Datenverantwortlicher) müssen Sie Ihre Maßnahmen zum Schutz sowie Ihre Form der Nutzung der personenbezogenen Daten beschreiben und implementieren.
Wir bei GCT unterstützen Sie gerne bei Analyse, Konzeption und Umsetzung ihrer individuellen EU-DSGVO Konformitätsmaßnahmen.
Die Grundsätze für ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) – gültig seit dem 01.01.2015 für alle Unternehmen – definieren, dass die betrieblichen/geschäftlichen Abläufe erfasst sein müssen und Daten und Unterlagen im Unternehmen vollständig, richtig, sicher und unveränderbar sowie ordnungsgemäß bereitgestellt werden müssen.
Warum ist die GoBD wichtig für Sie und Ihr Unternehmen?
Die GoBD ist verbindlich für alle Unternehmen und betrifft nicht nur die Buchhaltung, sondern alle Bereiche, in denen geschäftliche Daten und Unterlagen verarbeitet werden (z.B. Einkauf, Verkauf, Produktion, …).
Was bedeutet das für Sie?
Für den Fall der Prüfung durch die Finanzbehörde müssen sowohl die Daten und Prozesse Ihrer Warenwirtschaftssysteme, ERP-Systeme, Kassensysteme, Zeiterfassungssysteme, Archivierungssysteme, CMS/DMS auch Ihrer MS-Office Produkte wie auch Mail-Systeme offengelegt werden können.
Wir bei GCT unterstützen Sie gerne bei der Konzeption und Umsetzung Ihrer GoBD Konformitätsmaßnahmen.