E-Mail-Archivierung

Jeder kennt es: die ewige Suche nach E-Mails im Postfach. Dass verlorene E-Mails nicht nur ärgerlich, sondern auch rechtlich ein großes Problem darstellen, wissen jedoch nur die Wenigsten.

Seit Inkrafttreten der GoBD-Pflicht müssen E-Mails und alle Dokumente, Dateien, die in einer gewissen Hinsicht etwas mit einem steuerlich rechtlichen Prozess zu tun haben, archiviert werden. Unsere revisionssichere E-Mail-Archivierung ermöglicht es kleinen und mittelständigen Unternehmen E-Mails GoBD und EU-DSGVO konform zu archivieren. Die Lösung aus Deutschland ermöglicht Ihnen dabei eine automatische und vollständige Sicherung Ihrer Daten, sodass Sie sich keine Gedanken mehr machen müssen. Sie profitieren von Kostenkontrolle und Entlastung in Ihrem Unternehmensalltag.

Rechtskonforme, vollumfassende und revisionssichere E-Mail-Archivierung

Die Kommunikation über E-Mails gilt als beliebtestes Mittel in Unternehmen. Um alle Daten, Dateien und Informationen vollständig und langfristig aufbewahren zu können, ist eine umfassende E-Mail-Archivierung notwendig. Dabei bringt die Archivierung gleich mehrere Vorteile: Sie sorgt nicht nur für eine enorme Entlastung in Ihrem Unternehmensalltag, sondern führt gleichzeitig dazu, dass alle wichtigen Informationen zu jeder Zeit von den Behörden einsehbar sind.

Sie haben bisher kaum über die GoBD und deren Konsequenzen nachgedacht? Dabei ist sie bereits seit 2015 Pflicht und verfügt, dass jedwede steuerrelevante Kommunikation archiviert werden muss. Und das gilt auch für Ihre geschäftlichen E-Mails! Mit unserer umfassenden E-Mail-Archivierung schaffen Sie die Grundlage für die rechtssichere Archivierung geschäftlicher E-Mail-Kommunikation. Und das ohne Veränderung Ihrer Arbeitsweise und mit voller Kostenkontrolle.

Die Vorteile von E-Mail-Archivierung

Rechtlich sicher

Unsere umfassende E-Mail-Archivierung ist nach Richtlinien der GoBD und DSGVO zertifiziert und gemäß IDW PS 330 für den DACH Raum als rechtskonform geprüft.

Einfach übersichtlich

Ihr Posteingangsfach wird von E-Mails befreit, die Sie dort bisher zum Archivieren aufbewahrt haben. Vorhandene Ablagestrukturen bleiben auch im Archiv erhalten.

Ganz automatisch

Alle eingehenden und gesendeten E-Mails werden automatisch rechtskonform (u.a. unveränderbar) archiviert. Dadurch entsteht kein verwaltungstechnischer Aufwand für Sie.

Volle Kostenkontrolle

Das Preismodell von GCT hostIT mailarchiv basiert auf einem monatlichen Festpreis Flat je Archiv. Es fallen keine Kosten für die wachsende Speicherkapazität an.

Effizienz & Produktivität

Da die Zeit für die ewige E-Mail-Suche entfällt und Sie durch die geordnete Struktur einen besseren Überblick haben, können Ihre Mitarbeiter und Sie folglich effizienter und produktiver arbeiten.

Geringerer Aufwand

Langwieriges, aufwändiges und kostspieliges Suchen nach bestimmten E-Mails entfällt, ebenso die aufwändige E-Mail-Sortierung. Folglich haben Sie mehr Zeit, um sich auf Ihr Kerngeschäft zu fokussieren und gleichzeitig wird Ihre IT entlastet.

Schutz vor Datenverlust

Unsere E-Mail-Archivierung bietet Ihnen einen umfassenden Schutz vor Datenverlusten und ermöglicht eine schnelle, automatisierte Erstellung von Backups. Ebenso ist die Wiederherstellung von verlorenen Daten ein Kinderspiel!

Keine überfüllten Postfächer

Die smarte Komprimierung und die Möglichkeit der Auslagerung von E-Mails, beugt überfüllte E-Mail-Postfächer und Server vor. Dementsprechend wird eine Beeinträchtigung der Arbeitsweise durch geringere Leistung Ihres Postfachs verhindert.

Leistungsmerkmale

Mit unserer Lösung können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. hostIT mailarchiv legt unveränderbare Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv im GCT Data Center in Frankfurt am Main ab und stellt so deren Sicherheit und Verfügbarkeit über viele Jahre hinweg sicher. Nutzer von hostIT mailarchiv können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.

Installation & Einrichtung vor Ort

Unser professionelles Team richtet bei Ihnen im Unternehmen die E-Mail-Archivierung vollständig ein. Sie brauchen sich dabei um nichts zu kümmern und können sich so auf Ihre Aufgaben konzentrieren. Kurze Zeit später haben Sie eine umfangreiche, sichere E-Mail-Archivierung einsatzbereit.

Prüfung und Protokollierung

Archivierte E-Mails sind für berechtigte Personen jederzeit elektronisch abruf- und auswertbar. Zur Einhaltung der Datenschutzrichtlinien können Sie einzelne Benutzer von der Archivierung ausschließen. Zusätzlich wird durch die Protokollierung der Aktionen eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Handlungen ermöglicht.

Webbasierter Zugriff

Mitarbeiter können über den Webbrowser, einen Windows-Client oder direkt aus Outlook auf ihr Postfacharchiv zugreifen. Die Daten, Dateien und Informationen werden in der Cloud unverändert und vollständig aufbewahrt. Ihr Vorteil: Sie können ortsunabhängig arbeiten und das ohne Einschränkungen!

Umfassende Integrationen

Unsere Lösung archiviert die E-Mails nahezu jedes Mailservers, unabhängig von dessen Standort. Ebenso können E-Mails von Cloud-Lösungen wie beispielsweise Microsoft Office 365 problemlos nach den Richtlinien archiviert werden.

Kundensupport

Sollten Sie Fragen oder Probleme haben, so sind wir für Sie da. Sie profitieren dabei von festen Ansprechpartnern, Kommunikation auf Augenhöhe und individueller Beratung.

Hohe Datensicherheit

Dank Komplexe Verschlüsselungsverfahren wird eine hohe Datensicherheit in Ihrem Unternehmen gewährleistet. Die Datenablage erfolgt dabei auf deutschen, zertifizierten Server.

Jetzt E-Mail-Archivierung beantragen

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Aufbewahrungsfristen für E-Mails

Wir wissen nun, dass E-Mails aus rechtlichen Gründen archiviert werden müssen. Doch welche Frist gilt für welche Art von E-Mail? Wir klären kurz auf:

E-Mails, die als Handelsbriefe eingestuft werden, müssen sechs Jahre archiviert werden, steuerrechtlich relevante E-Mails sogar zehn Jahre. Ausschlaggebend dafür sind die in Deutschland geltenden rechtlichen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”, kurz: die GoBD. Aus diesem Grund sind Unternehmen verpflichtet jede E-Mail (unabhängig von der Einstufung) vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Darunter zählen neben Rechnungen, Aufträge und Reklamationsschreiben auch Zahlungsbelege und Verträge. Sprich jegliche Art der Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig macht.

Wie lange müssen E-Mails archiviert werden

Jetzt E-Mail-Archivierung kostenlos testen

Weitere Gründe für GCT:

Schnelle Einführung

Unser Team übernimmt vollständig die gesamte Einführung der E-Mail-Archivierung. Die Lösung ist somit ohne lange Wartezeiten sofort einsatzbereit.

30-jährige Erfahrung

Bereits seit über 30 Jahren unterstützen wir Unternehmen bei der Planung und Implementierung individueller Lösungen. Dabei ist uns kein Kundenwunsch zu groß!

Individuelle Beratung

Unsere Lösungen werden stets individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst. Dies kristallisieren wir in einem individuellen Beratungsgespräch heraus.

Transparente Kommunikation

Für unser Team steht transparente und verständliche Kommunikation an erster Stelle! Uns ist es wichtig, dass Sie als Kunde stets verstehen, welche Leistungen durchgeführt werden.

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Das sagen unsere Kunden über unsere Managed Services

„Die aniMedica International setzt hostIT mailarchiv von GCT seit Juli 2018 ein. Die Nutzung des Archivs stellt sich vollkommen unproblematisch dar. Auch wenn wir noch keine Prüfungssituation hatten, haben wir doch gelegentlich E-Mail aus dem Archiv wiederherstellen müssen und das funktionierte reibungslos.
Wir können die Lösung der GCT uneingeschränkt empfehlen.“

Joachim SimonGeschäftsführer, aniMedica International GmbH

„Amicus nutzt die Mail Archivierung von GCT für über 70 Postfächer seit gut 9 Monaten. Als Personaldienstleister arbeiten wir viel mit sensiblen Informationen. Für uns ist daher eine sichere Lösung eines regionalen Anbieters, den wir persönlich kennen, von besonderer Bedeutung. Wir waren und sind sehr zufrieden – angefangen bei der reibungslosen Installation bis zur einfachen und bequemen Nutzung.“

Andreas ZaddachTechnischer Leiter, Amicus GmbH

Preismodell

Für SMB
39€pro Monat
Bis zu 5 Archive
Unlimitierter Speicherplatz
zzgl. 39€ einmalige Provisionierung
Jetzt bestellen

6-49 Archive
7,50€pro Account pro Monat
Anzahl Archive * 7,50€
Unlimitierter Speicherplatz
zzgl. 39€ einmalige Provisionierung
Jetzt bestellen

50-99 Archive
7,00€ pro Account pro Monat
Anzahl Archive * 7,00€
Unlimitierter Speicherplatz
zzgl. 39€ einmalige Provisionierung
Jetzt bestellen

100-149 Archive
6,50€ pro Account pro Monat
Anzahl Archive * 6,50€
Unlimitierter Speicherplatz
zzgl. 39€ einmalige Provisionierung
Jetzt bestellen

150-199 Archive
6,00€ pro Account pro Monat
Anzahl Archive * 6,00€
Unlimitierter Speicherplatz
zzgl. 39€ einmalige Provisionierung
Jetzt bestellen

Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr als 200 User-Postfächer archivieren möchten.
*zzgl. einmaliger Provisionierung in Höhe von 39 €. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen MwSt.

FAQ

Muss ich mich jetzt damit beschäftigen oder hat das Zeit?

Sie sollten sich jetzt damit beschäftigen, denn Geschäftskommunikation muss spätestens seit Inkrafttreten der GoBD Anfang 2015 zwingend archiviert werden. Jeder Tag ohne Mailarchivierung ist ein Tag, an dem gegen geltendes Gesetz verstoßen wird!

Wie viel Aufwand entsteht für uns durch die kontinuierliche Archivierung?

GCT hostIT mailarchiv arbeitet voll automatisch im Hintergrund. Jedes eingehende E-Mail sowie jedes von Ihnen gesendete E-Mail wird als Original unveränderlich im Archiv gespeichert. Im jeweiligen Postfach verbleibt eine Kopie, die nach Bearbeitung bedenkenlos wieder gelöscht werden kann. Das Postfach wird übersichtlicher und der Mailserver entlastet.

Kann ich auch ein externes Postfach durch GCT hostIT mailarchiv archivieren lassen?

GCT hostIT mailarchiv kann mit nahezu jedem Mailserver eingesetzt werden.

Können bereits vorhandene E-Mails archiviert werden?

Ja, alle bereits vorhandenen E-Mails können in das GCT hostIT mailarchiv übernommen werden.

Was sind die GoBD und was bedeuten sie für Sie?

Die Grundsätze für ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) – gültig seit dem 01.01.2015 für alle Unternehmen – definieren, dass die betrieblichen/geschäftlichen Abläufe erfasst sein müssen und Daten und Unterlagen im Unternehmen vollständig, richtig, sicher und unveränderbar sowie ordnungsgemäß bereitgestellt werden müssen.

Warum ist die GoBD wichtig für Sie und Ihr Unternehmen?
Die GoBD ist verbindlich für alle Unternehmen und betrifft nicht nur die Buchhaltung, sondern alle Bereiche, in denen geschäftliche Daten und Unterlagen verarbeitet werden (z.B. Einkauf, Verkauf, Produktion, …).

Was bedeutet das für Sie?
Für den Fall der Prüfung durch die Finanzbehörde müssen sowohl die Daten und Prozesse Ihrer Warenwirtschaftssysteme, ERP-Systeme, Kassensysteme, Zeiterfassungssysteme, Archivierungssysteme, CMS/DMS auch Ihrer MS-Office Produkte wie auch Mail-Systeme offengelegt werden können.

Wir bei GCT unterstützen Sie gerne bei der Konzeption und Umsetzung Ihrer GoBD Konformitätsmaßnahmen.

Sind meine Daten DSGVO-konform archiviert?

Worum geht es?
Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) – gültig seit dem 25.5.2018 – regelt die Grundrechte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie das Recht auf deren Schutz.

Warum ist die DSGVO wichtig für Sie und Ihr Unternehmen?
Weil alle personenbezogenen Daten, die Sie sammeln, erheben, verarbeiten und nutzen, den Anforderungen und Verpflichtungen gemäß EU-DSGVO entsprechen müssen.

Was bedeutet das für Sie?
Jedes Unternehmen muss ein Datenschutzkonzept entwickeln, dokumentieren und umsetzen. Je nach Rolle Ihres Unternehmens (Datenverarbeiter und/oder Datenverantwortlicher) müssen Sie Ihre Maßnahmen zum Schutz sowie Ihre Form der Nutzung der personenbezogenen Daten beschreiben und implementieren.

Wir bei GCT unterstützen Sie gerne bei Analyse, Konzeption und Umsetzung ihrer individuellen EU-DSGVO Konformitätsmaßnahmen.