E-Mail-Archivierung

Für 75% der deutschen Kleinunternehmen ist E-Mail-Archivierung Neuland

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Kaum zu glauben, aber wahr – nahezu 75% der deutschen Kleinunternehmen wissen bis heute nicht, dass E-Mail-Archivierung gesetzlich vorgeschrieben ist. Das kann allerdings fatale Folgen haben. YouGov hat im Auftrag von Strato und Ionos 500 Beschäftige in Kleinunternehmen zu dem Thema befragt. Was die Umfrage ergeben hat, werden wir uns jetzt im Detail anschauen.

Was machen die Beschäftigten mit E-Mails, die älter als ein Jahr sind?

Die Ergebnisse sind verblüffend. 39% der Mitarbeiter lassen mind. 1 Jahr lang ihre alten E-Mails im Postfach. Rund 37%der Belegschaft löscht die gesellschaftlichen E-Mails sogar ganz.

  • 39% lassen die E-Mails im Postfach
  • 37% verschieben die E-Mails in den Papierkorb
  • 17% der Mitarbeiter nutzen eine E-Mail-Archivierungslösung

Umfrage Ions

Grafik: Strato/Ionos

Diese Unkenntnis vieler Klein- aber auch mittelständischer Unternehmen kann jedoch schnell zum Verhängnis werden. Da es sich bei der E-Mail-Archivierung um eine rechtliche Anforderung handelt, können die Folgen immens sein. Unter anderem können steuerrechtliche und in den meisten Fällen zivilrechtliche Sanktionen drohen und das kann ganz schön teuer werden. Denn im Falle eine Steuerprüfung müssen alle Belege, E-Mails und Dateien vollständig, originaltreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar der Behörde vorliegen.

E-Mail-Archivierung: Neuland für 3 von 4 Kleinunternehmen

Bei der Befragung hat sich deutlich herausgestellt, dass selbst die Mitarbeiter, die mit dem Thema E-Mail-Archivierung vertraut sind, die rechtlichen Konsequenzen und Vorgaben nicht kennen. Rund 73% der Befragten gaben dabei an, dass sie sich mit der rechtssicheren E-Mail-Archivierung nahezu gar nicht oder wenig auskennen.

Auf der anderen Seite hat sich durch die Befragung schnell herauskristallisiert, dass ein großes Interesse an geeigneten Lösungen zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung besteht. Allerdings verhält sich der Einsatz von E-Mail-Archivierung in Unternehmen derzeit sporadisch, denn lediglich 19% der Mitarbeiter gaben an, dass eine solche Lösungen bereits verwendet wird.

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E-Mail-Archivierung ist nicht erst seit Kurzem gesetzlich vorgeschrieben. Bereits seit 2015 ist die GoBD Pflicht und verlangt, dass jede steuerrelevante Kommunikation archiviert werden muss. Und das gilt auch für Deine geschäftlichen E-Mails! Mit unserer umfassenden E-Mail-Archivierung schaffst Du nicht nur die Grundlage für die rechtssichere Archivierung Deiner geschäftlichen E-Mail-Kommunikation, sondern sorgst ebenso für eine enorme Entlastung in Deinem Unternehmen.

Falls Du noch Fragen hast, kannst Du uns gerne auf folgendem Weg kontaktieren: