hostIT mailarchiv – Archivierung von SharedMailboxen
SharedMailboxen sind Sammelpostfächer die einem oder mehreren Benutzern in Outlook als zusätzliches Postfach eingebunden werden können. Im hosted Exchange Bereich sind sie lizenzkostenfrei nutzbar. Sie werden oft genutzt für allgemeine Emailadressen wie z.B. info@… oder bewerbung@… Allerdings sind sie aufgrund einer technischen Einschränkung nicht über die Journalfunktion rechtssicher archivierbar. Es besteht jedoch die Möglichkeit solche Postfächer alle 5 Minuten über ein separates Profil zu archivieren. Diese Anleitung zeigt die Konfiguration an einem Beispiel.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Erstellen Sie ein Benutzerkonto gleichnamig zur SharedMailbox. Wir verweisen an dieser Stelle für Detailfragen auf folgende Dokumentation.
- Im nächsten Schritt wechseln Sie zu E-Mails archivieren und wählen unter E-Mail-Server den Menüpunkt Microsoft Exchange
3. Wählen Sie den Punkt Mehrere Postfächer und bestätigen Sie mit OK
4. Geben Sie den Namen Ihres Mailservers und ein Benutzerkonto mit Application Impersonation Recht an
Wenn Sie auch unseren Service hostIT mail in Anspruch nehmen, wurde der Journaling-Benutzer bereits mit diesem Recht ausgestattet
Verwalten Sie Ihren eigenen Exchange OnPremise Server verweisen wir an dieser Stelle für Detailfragen auf die Dokumentation des Herstellers zur Konfiguration des Application Impersonation Rechts.
5. Bestätigen Sie den nächsten Dialog unverändert mit Weiter
6. Setzen Sie den Auswahlpunkt Nur folgende Benutzer und haken Sie eine oder mehrere SharedMailboxen an
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Weiter
Um dieses Profil eindeutig von anderen Profilen abzuheben, empfehlen wir den Namen Shared-Mailbox Archivierung zu vergeben
Setzen Sie den Haken Automatisch im Hintergrund ausführen. Mit einem Klick auf Fertigstellen ist die Erstellung eines Archivierungsprofiles für SharedMailboxen abgeschlossen